Technische Dokumentation

Heute werden Produkte in verschiedenen Varianten hergestellt, wobei die Varianten durch die Kombination vorgefertigter Module entstehen. Auf die gleiche Weise werden in FirstSpirit™ Dokumentationen erstellt. In der Inhalteverwaltung werden Textbausteine oder ganze Kapitel verfasst, die dann in der Strukturverwaltung zu Dokumentationen zusammengestellt werden. Ändert sich eine Teilfunktion, so muss nur der entsprechende Textbaustein einmalig angepasst werden.

Viele Kunden nutzen dabei aus, dass die Ablagestruktur für die Textbausteine in der Inhalteverwaltung unabhängig von der späteren Gliederungsstruktur der Dokumentationen ist. Dadurch kann in der Inhalteverwaltung eine Struktur gewählt werden, die der Organisationsstruktur des Unternehmens entspricht, während die Dokumentenstruktur funktions- oder themenorientiert angelegt wird.

Durch die Verwaltung der Dokumentenstruktur in einer Baumstruktur lassen sich Dokumente sehr schnell und einfach durch Drag & Drop neu gliedern. Kapitelnummerierungen werden automatisch aktualisiert.

Mit FirstSpirit™ können beliebig viele Redakteure gleichzeitig an einer Dokumentation arbeiten - und das unabhängig von Standort und Zeitzone. Über objektspezifische Foren und eine eingebaute Chatfunktion können sich Redakteure direkt in der Software schnell austauschen. Die flexible Workflow-Engine von FirstSpirit™ sorgt dafür, dass trotzdem alles in "wohlgeordneten" Bahnen verläuft. Durch das ausgefeilte Rechtemanagement von FirstSpirit™ kann zudem der Zugriff bis hinunter auf Abschnitts- und Bildebene definiert werden.

FirstSpirit™-Anwender können sich voll auf die Erstellung der Inhalte konzentrieren. Das System überwacht automatisch die Einhaltung aller CI-Regeln. In Druckdokumenten werden sogar "Hurenkinder" und "Schusterjungen" (falsch umgebrochene Absätze) automatisch behandelt.

Aus den eingegebenen Inhalten und der definierten Dokumentstruktur werden zudem Deckblätter, Verzeichnisse, Indizes und Glossare ohne Zutun der Redakteure erzeugt und sind dadurch immer auf den aktuellen Stand.

In FirstSpirit™ können Dank der vollen Unicode-Unterstützung Dokumentationen in beliebigen und beliebig vielen Sprachen gepflegt werden, wobei im Standard die Texte über die Dokumentenstruktur synchron gehalten werden. Optional sind aber auch sprachspezifische Varianten von Abschnitten, Kapitel oder ganzen Dokumenten möglich. FirstSpirit™ kann außerdem mit sprachspezifischen Bildern und Grafiken umgehen.

Übersetzungen können direkt in FirstSpirit™ durchgeführt werden, wobei Sprachvarianten am Bildschirm nebeneinander positioniert und Änderungen an den Inhalten unmittelbar visualisiert werden können. So sind neu zu übersetzende Textpassagen schnell identifiziert.

Eine XML-basierte Export/Import-Schnittstelle für (Teil-)Dokumente ermöglicht aber auch die externe Übersetzung der Inhalte mithilfe professioneller Übersetzungswerkzeuge.

FirstSpirit™ erzeugt hochwertige, druckstufenfähige PDF/X-3-Dokumente. Aktuell werden die Formate Acrobat Forms, PDF 1.3 bis PDF 1.7, PDF/X und PDF/A unterstützt.

Während der Arbeit können sich die Redakteure über die Vorschau-Funktion jederzeit von der Qualität des gesamten Dokumentes oder auch nur des aktuell bearbeiteten Abschnitts überzeugen.

Leicht lassen sich mit FirstSpirit™ auch weboptimierte PDF erzeugen, da das System auf Wunsch hochaufgelöste Medien automatisch verkleinert und so die Dateigröße reduziert.

Die einmal eingepflegten Inhalte lassen sich aber nicht nur im PDF-Format, sondern in jedem zeichenbasierten Format ausgeben, zum Beispiel als Webseiten, Ausgabekanäle für mobile Endgeräte oder XML. Die Templatetechnologie von FirstSpirit™ sorgt dafür, dass die Ausgaben immer auf den Punkt den Spezifikationen der Corporate Identity genügen.

Häufig sollen Produkt-Daten aus vorhandenen Datenbanken und anderen Systemen in die Dokumentationen einfließen. Mit FirstSpirit™ können Sie dies buchstäblich machen. Ohne Neueingabe und Redundanzen lassen sich solche Daten integrieren. Dabei können nicht nur Listen erzeugt werden, sondern auch Einzelseiten, welche Datenbank-Inhalte anzeigen und über Seitengruppen-Navigationen miteinander verbunden sind. Es ist sogar möglich, einzelne Daten in den in FirstSpirit™ gepflegten Content einzubetten.