WorkflowDesigner

Kaum eine Redaktion kommt ohne eine softwareseitige Unterstützung ihrer Prozesse aus. Daher ist die Unterstützung von Arbeitsabläufen schon seit langem eine Standardanforderung im Bereich des Content Managements.

FirstSpirit™ bietet eine eigenentwickelte, sehr flexible Workflow-Technologie, die optimal auf die Anforderungen der Inhaltspflege zugeschnitten und integraler Bestandteil des Systems ist. FirstSpirit™-Workflows können auf beliebigen Objekten in FirstSpirit™ ausgeführt werden, aber auch kontextfrei ablaufen.

Der Aufbau von Workflows

Arbeitsabläufe setzen sich grundsätzlich aus drei Elementtypen zusammen:

• Status repräsentieren die Zustände, in denen sich ein Objekt befinden kann.
• Aktivitäten sind im Normalfall Tätigkeiten, die ein Anwender durchführt, um ein Objekt in einen neuen Zustand zu überführen. In Spezialfällen können solche Tätigkeiten aber auch automatisiert werden. Dies erfolgt dann in FirstSpirit™ über Skripte, welche auf Basis der FirstSpirit™-Access-API ablaufen.
• Übergänge stellen die Verbindungen zwischen Status und Aktivitäten dar. Sie definieren die Aktionen, die ein Anwender während einer Aktivität durchführen kann.

Grafische Modellierung

Für eine sehr einfache und schnelle Modellierung der notwendigen Arbeitsabläufe bietet der WorkflowDesigner einen grafischen Editor. Hier können mit wenigen Mausklicks Status, Aktivitäten und Übergänge miteinander kombiniert und über Dialoge an den Objekten vielfältige Eigenschaften definiert werden. Einem Status können u.a. eine maximale Verweildauer, verantwortliche Personen und eine Priorität zugeordnet werden. Eine Aktivität hingegen kann z.B. einen Mailversand beinhalten. Dieser Mailversand ist frei konfigurierbar, so dass vielfältige Benachrichtigungen an Aufgabenersteller, Berechtigte, Verantwortliche und frei definierbare Mailempfänger gesendet werden können.

Übergängen können Aktionsnamen zugeordnet werden, welche in den Aktivitätsdialogen der Workflow-Instanzen dem Anwender als Schaltflächen angezeigt werden. Zudem kann man an Übergängen kontextbezogene oder explizite Rechte setzen.

Nach der grafischen Modellierung eines Workflows kann dieser in FirstSpirit™ sofort ausgeführt werden.

Flexibles Rechtemanagement

Einmal definierte Arbeitsabläufe lassen sich innerhalb von FirstSpirit™ beliebigen Objekten zuordnen, wobei diese Zuordnung für alle Objekte im jeweiligen Teilbaum greift. So können Workflows etwa auf Inhalten, Strukturelementen, Medien und Vorlagen angewendet werden.

Die im Arbeitsablauf definierten Rechte sind außerdem für jede dieser Objektzuweisungen modifizierbar: Existiert beispielsweise ein Arbeitsablauf, der die Erstellung von Pressemitteilungen inklusive der Freigaben und Veröffentlichung beschreibt, so kann dieser Workflow auch für die Erstellung von Newsartikeln Verwendung finden – auch dann, wenn hierfür andere Personen oder Gruppen zuständig sind!

Einfach zu nutzen

Die Anwender können Arbeitsabläufe direkt an den Objekten starten, auf Wunsch auch einen Arbeitsablauf für mehrere Objekte gleichzeitig. Der jeweilige Status eines Objektes wird dabei durch festlegbare Farbkennungen visualisiert.

Die von einem Anwender zu bearbeitenden Aktivitäten findet er entweder zentral auf seiner persönlichen FirstSpirit™-Startseite oder in seiner Aufgabenliste und können dort sofort bearbeitet werden. Aktivitäten lassen sich aber auch direkt am Objekt ausführen. Zusätzlich kann FirstSpirit™ auch Notifikationen als E-Mail versenden. Aus diesen Benachrichtigungen heraus ist es möglich, die FirstSpirit™-Clients mit einem Klick zu starten. Die Clients navigieren dann automatisch zu dem zu bearbeitenden Objekt.

Beliebig erweiterbar

In automatischen Aktivitäten können beliebige Operationen auf dem Content-Repository von FirstSpirit™ durchgeführt werden. Darüber hinaus sind auch externe Systeme oder Datenbanken aus automatischen Aktivitäten heraus konnektierbar.